Lorsqu’un promoteur immobilier entreprend le lancement d’un chantier, il peut enclencher une consultation auprès des fournisseurs compétents.
Il s’agit d’un appel d’offres. Cet appel d’offres a pour objectif la conclusion d’un marché entre le promoteur et les prestataires recherchés. Ces derniers soumettent alors une proposition argumentée, qui est ensuite analysée et comparée aux autres candidatures.
Un appel d’offres dématérialisé se réalise quant à lui, exclusivement en ligne. Dans un souci de temps et de sécurisation, l’ensemble des étapes est cadré par une plateforme web spécialisée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation d’un appel d’offres ?
Ils sont nombreux. Tout d’abord, les informations circulent en toute sécurité, sans déperdition. Les interactions et les tractations entre les parties sont directes et en temps réel. Les logiciels disposent d’outils d’analyse innovants permettant de suivre les écarts, de générer des reportings ou de dissocier les projets.
En outre, chacune des étapes de votre appel d’offres dématérialisé est encadrée et facilitée, du déploiement du cahier des charges à l’accord contractuel. La plateforme d’appel d’offres s’assure du respect de vos politiques d’achat auprès des fournisseurs référencés, et garantit la bonne gestion de votre chantier.
Dans le bâtiment, la mise à disposition d’annuaires d’entreprises sourcées est une carte maîtresse, au même titre que la pré-configuration des lots.
Comment choisir son logiciel d’appel d’offres dématérialisé ?
Lors du lancement de votre appel d’offres, sélectionnez un logiciel parfaitement calibré à votre secteur d’activité. Dans le bâtiment, il est primordial que l’appel d’offres soit diffusé sur une plateforme experte disposant d’un réseau de prestataires qualifiés. Ainsi, la présence d’un annuaire détaillé des entreprises du bâtiment favorise une prise de décision éclairée.
Assurez-vous que les fournisseurs y soient référencés sur la base d’éléments certifiés, et que l’ensemble du processus (A à Z) soit géré par la solution.
La prise en main de votre logiciel d’appel d’offres dématérialisé est la clé d’une mécanique rapide et maîtrisée.
Comment créer un appel d’offres dématérialisé ?
Il convient d’abord d’établir votre profil client, puis le cahier des charges afférent à votre projet. Puis, après avoir défini les lots et des critères de choix, vous visualisez directement sur votre espace les offres et les fiches qualifiées des prestataires.
Enfin, la contractualisation est formalisée en ligne et peut-être conclue grâce à la signature électronique. Chaque étape étant optimisée, vous libérez un temps essentiel, au profit du développement de votre projet.
Comment répondre à un appel d’offres dématérialisé ?
En tant que fournisseur, la maîtrise de l’ensemble du processus d’un appel d’offres dématérialisé est nécessaire. La plateforme spécialisée doit, quant à elle, dispenser un accompagnement fiable aux prestataires.
Tous les critères de sélection du Maître d’Ouvrage et/ou du Maître d’Oeuvre sont analysés par le fournisseur avant le dépôt de la candidature. L’offre soumise au client est ainsi en corrélation parfaite avec ses indications, ainsi qu’avec les termes du calendrier.
Les étapes d’un appel d’offres dématérialisé
Création du compte entreprise
- Personnalisation du profil utilisateur ;
- Sélection d’une signature d’email ;
- Sélection des gammes de produits.
Organisation de l’annuaire d’entreprises
- Importation de l’annuaire d’entreprises préexistantes ;
- Enrichissement de celui-ci grâce à l’annuaire mis à disposition par la plateforme ;
- Sélection du mode de gestion de l’annuaire (importations publiques/privées).
Création de l’équipe projet
- Ajout des collaborateurs de l’entreprise ;
- Organisation hiérarchique des accès à la plateforme dématérialisée.
Sélection du mode de consultation de l’appel d’offres
- Ouverte à tous les prestataires ;
- En macro-lots ;
- Entreprise générale en tout corps d’états ;
- En corps d’état séparés.
Création du Dossier Consultation des Entreprises (DCE) :
- Préparation et importation sous format ZIP ;
- Téléchargement du dossier DCE par les entreprises prestataires sans inscription au préalable.
Création et budgétisation des lots :
- Ajout et fusion des lots ;
- Budgétisation des lots ;
- Classement des lots.
Lancement affiné de la consultation
- Sélection des entreprises consultées ;
- Liaison auprès de contacts personnalisés ;
- Interaction avec les entreprises ;
- Gestion méthodique des différentes phases du projet ;
- Négociation et validation de l’offre finale.
La contractualisation des dossiers marchés
La mise en place d’un système de signature électronique augmente le gain de temps et la sécurisation de vos données. Aujourd’hui normative, la signature électronique garantit une contractualisation d’appel d’offre propre et cadrée.
Sécurité et confidentialité des données.
La sécurité, l’hébergement et la confidentialité de vos données sont de la responsabilité de la plateforme d’appel d’offres. En effet, depuis mai 2018, le règlement général de protection des données (RGPD) cadre précisément le traitement des données.
Les questions fréquentes relatives aux appels d’offres dématérialisés
Dans l’usage courant, le format de documents utilisé est le ZIP.
Si les marchés privés ne sont pas encore soumis à l’obligation de dématérialisation, celle-ci est requise pour les marchés publics depuis octobre 2018.
Les signatures sont certifiées et horodatées dans la solution ou le prestataire gérant le module de signature électronique (ex : Docusign ou Yousign). Dans certains cas, iIl est possible de consigner certaines d’entre elles dans le registre de la blockchain.
Un récapitulatif de toutes les preuves opposables est téléchargeable sous format PDF.
L’usage d’une solution dématérialisée simplifie le suivi de votre appel d’offres. Votre équipe s’appuie sur le réseau et l’expertise pointue d’un tiers spécialisé. Enfin, la gestion en temps réel vous libère des lourdeurs administratives qui pénalisent l’avancement de votre projet.
